Правильное оформление документов

Правильное оформление документов упрощает работу с бумагами, как заявителей, так и государственных учреждений. Некоторые образцы заполнить достаточно сложно. Необходимо сверить каждый пункт, обратить внимание на преамбулу (дата, время и место), наличие подписей. Каждый, кто сталкивается с заявлениями знает, что личные данные и название организации пишутся в правом верхнем углу, в низу страницы обязательно указывается дата написания и ставится личная подпись с расшифровкой заявителя. Порядок написания очень важен. Если бы вся документация писалась в свободной форме, в госучреждениях наступил бы полный беспорядок. Оформление должно быть в едином образце, иначе для поиска вашего документа пришлось бы перечитывать все написанное. Несмотря на единую структуру написания документов, каждая организация вправе установить собственный образец на свое усмотрение. Такие изменения касаются только внутреннего документооборота.

Правильное оформление документов

При составлении заявлений важно сохранить «сухой» текст. Например, заявление в налоговую службу должно включать только цифры и факты. Организация должна четко видеть, кто адресат данной бумаги. Единый образец для оформления документов в разы упрощает их поиск среди тысяч аналогов в архиве.

После принятия госструктурой вашей заявки, обязательно проставляется порядковый номер. Это не только упрощает поиск документа, но и придает официальность бумаге. Мы видим, что перед нами официальный документ, а не личные записи.

Существует государственный стандарт, определяющий требования к составлению документации. ГОСТ разрешает организациям и учреждениям разрабатывать собственные нормы и правила по внутреннему документообороту. Благодаря стандартизации можно быстро найти нужный документ. Правильно составленный договор или заявка становится юридически значимой.

Действующий ГОСТ

Правила ГОСТа предлагают рекомендации по оформлению реквизитов. В них указывается какой шрифт написания, отступы от краев листа, где и как ставится подпись директора. Особое внимание уделяется постановки печати, которая заверяет подпись.

С 1 июля 2020 года вступил в силу новый ГОСТ от 2016 года. Теперь организация сама решает, применять ли его для оформления организационно – распорядительных документов или нет. Также обновлен список реквизитов, в который добавилась электронная подпись. В ГОСТе подробно расписано, как нумеровать страницы, межстрочный интервал, шрифт, отступы. Печать не должна заходить на подпись. Многостраничные нормативные акты разрешено печатать на одном листе с двух сторон, с учетом титульника.

К заверению копий предъявлены новые требования. Если заверение выполняется для внутреннего документооборота, то заверение осуществляется прежним образом. Написать слово «верно» поставить должность, подпись, расшифровку и ниже дату. В случае передачи документа в другую организацию, потребуется дополнительно написать, где хранится оригинал и поставить печать. Согласование документов и оформление резолюции допускается в электронном виде.

Правильно заполненные официальные бумаги позволяют без труда найти ваш документ и запустить его производство.