Деловая переписка – один из главных инструментов коммуникации и общения между участниками бизнес-отношений. Такой формой общения решаются юридические, коммерческие, организационные и иные вопросы. Помимо этого, деловые письма необходимы для партнерских соглашений и предъявления претензий. Очевидно, что правильно составленное письмо помогает создать положительное впечатление о компании, а неправильное, наоборот, - способно уничтожить репутацию организации.

Цель деловой переписки – передача адресату необходимой информации. В качестве такой информации могут выступать распоряжения, приказы, деловые обращения, вложения документов.

Отличаются ли деловые письма от иных?

Во-первых, такие письма лаконичны и ясно изложены. Как правило, деловые письма краткие, небольшие по содержанию и быстро читаются.

Во-вторых, деловая переписка осуществляется с использованием профессиональной терминологии: юридической, экономической, маркетинговой в зависимости от конкретной ситуации.

В-третьих, стиль изложения в деловой переписке – нейтральный и объективный. Поэтому использование фамильярности, панибратства и развязности не допускается.

Наконец, при написании делового письма лучше избегать проявления эмоций, сложных эпитетов, сленга и сложных синтаксических конструкций. Считается, что деловое письмо – это документ, который имеет юридическую силу. При возникновении судебных споров бизнес-партнеры нередко предъявляют деловую переписку в качестве доказательств. Помните, что деловые письма требуют соблюдения субординации. Запрещено использование сарказма, черного юмора, бранных слов и болтологии.

В бизнес-сообществе сложились определенные правила написания деловых писем, а при написании нередко используются шаблоны писем для деловой переписки.

Письмо имеет четкую структуру:

1. Официальное приветствие. В приветствии необходимо обратиться к конкретной структурной единице организации. Например, к руководителю юридического отдела или генеральному директору.

2. Вступление. Здесь автор представляется, переходит к сути обращения. Данный пункт имеет место, когда стороны переписки не знакомы друг с другом.

3. Основная часть. Это суть письма, где излагается необходимая информация, задаются возникшие вопросы, представляются претензии.

4. Заключение. В этой части письма включаются благодарности, конкретные пожелания.

5. Контактные данные. Приветствуется как можно больше информации об адресанте: адрес местонахождения, телефон, факс.

6. Вложения. Допускается прикрепление графиков, приказов, инструкций, квитанций, чеков, фотографий.

Что касается оформления, то структурные части письма разделяются на абзацы: сплошной текст тяжело читается и воспринимается. На нашем сайте вы сможете найти шаблоны писем для деловой переписки: сопроводительные письма, инструктивные письма, письма-ответы, письма-просьбы, письма-приглашения, благодарственные письма.